Javascript DHTML Drop Down Menu Powered by dhtml-menu-builder.com

 

 

 
 

إدارة العلاقات العامة والإعلام

   

العودة للصفحة الرئيسية

 
     
 

قرارات إدارة العلاقات العامة  والإعلام

 
     
 

الهيكل التنظيمي لإدارة العلاقات العامة والإعلام

 
     

تتبع إدارة العلاقات العامة و الإعلام الأمين العام ، و تختص إدارة العلاقات العامة و الإعلام من حيث التعريف بمختلف الأنشطة و الخدمات التي تؤديها الجامعة و كذلك تدعيم علاقة الجامعة بالهيئات الرسمية و الأهلية ، و كذلك الهيئات التعليمية و الثقافية ، تقديم النصح و المشورة الإعلامية المتخصصة لقيادات الجامعة ، و التأثير بالرأي العام.

الهدف العام
تهدف إدارة العلاقات العامة و الإعلام إلى تهيئة الظروف التي تساعد على زيادة مساهمة الجامعة في تنمية المجتمع و كسب تفهم و تعاطف و دعم كافة قطاعاته لبرامجها و مشروعاتها.

الاختصاصات الرئيسية الإدارة العلاقات العامة و الإعلام:
1-المسح المستمر للأوضاع المحلية و الإقليمية و الدولية بهدف استغلال كل الفرص لتأكيد دور الجامعة و مساهمتها في تنمية المجتمع.
2- التعريف بمختلف الأنشطة و الخدمات التي تؤديها الجامعة و مردود تلك الأنشطة و الخدمات على المجتمع و مجالات التنمية.
3- توثيق علاقة الجامعة بمؤسسات الإعلام المختلفة و توعية المجتمع برسالة الجامعة و أهدافها و سياساتها و إنجازاتها .
4- توثيق علاقة الجامعة بالهيئات الرسمية و الأهلية . بهدف كسب دعمها المعنوي و المادي و إحاطتها علما بالإمكانيات الاستشارية المتنوعة للكوادر الجامعية.
5- تدعيم العلاقات بين الجامعة و الهيئات التعليمية و الثقافية.
6- تنمية العلاقات المبنية على الود و التفاهم و المصالح المشتركة بين العاملين في الجامعة.
7- الرد على ما يوجه للجامعة من انتقادات أو اعتراضات أو إشاعات قد تزعزع من ثقة المجتمع بها.
8- تقديم النصح و المشورة الإعلامية المتخصصة لقيادات الجامعة.
9- التأثير في الرأي العام باستخدام أعلى الطرق كفاءة و فعالية بهدف دعم ثقة المجتمع بالجامعة و بناء صورة ايجابية في أذهان أفراده عنها.

أهم اختصاصات أقسام إدارة العلاقات العامة و الإعلام
تنقسم إدارة العلاقات العامة و الإعلام إلى مراقبتين رئيسيتين:-
أولا: مراقبة العلاقات العامة و الإعلان وتتكون من الأقسام التالية :
1- قسم العلاقات العامة وتنقسم إلى شعبتين:
أ- شعبة العلاقات الخارجية.
ب- شعبة العلاقات الجامعية.
2- قسم الإعلان وتنقسم إلى شعبتين:
أ- شعبة التنفيذ.
ب- شعبة المتابعة.
3- قسم المعارض والمؤتمرات وتنقسم إلى شعبتين:
أ- شعبة المعارض.
ب- شعبة المؤتمرات.

ثانيا: مراقبة للشئون الإعلامية وتتكون من الأقسام التالية:
1- قسم الصحافة وينقسم إلى شعبتين:
أ- شعبة المتابعة الصحفية.
ب- شعبة أرشيف الصور.

2- قسم التصوير وينقسم إلى شعبتين:
أ- شعبة التصوير الإعلامي.
ب- شعبة أرشيف الصور.

3- قسم الإصدارات وينقسم إلى شعبتين:
أ- شعبة الإعداد والترجمة.
ب- شعبة النشر والتوزيع.

4- قسم البرامج الإعلامية: وينقسم إلى شعبيتين:
أ- شعبة البرامج الإذاعية.
ب-شعبة البرامج التلفزيونية.

5- قسم النشر الإلكتروني.
أولا : مراقبة العلاقات العامة والإعلان:
1- قسم العلاقات العامة :
و يتكون من شعبتين:
1- شعبة العلاقات الخارجية.
2- شعبة العلاقات الجامعية.


مهام و اختصاصات قسم العلاقات العامة:

1- تنفيذ مشروعات برامج أنشطة العلاقات العامة الموجه نحو الجماهير الداخلية و الخارجية للجماعة طبقا للمواصفات التي تحددها الخطة العامة للإدارة.
2- خلق و تنمية علاقات مبنية على أسس المصالح المشتركة بين الجامعة و مؤسسات القطاع الخاص.
3- التعاون مع مراكز العمل الأخرى بالجامعة لإنجاح المواسم و الندوات و المؤتمرات و المحاضرات و المعرض و الجولات و البرامج المتصلة بأنشطة الجامعة.
4- تدعيم العلاقات بين الجامعة و الهيئات التعليمية و الثقافية داخل و خارج الكويت.
5- تنسيق اتصال الجامعة بمختلف الهيئات و المؤسسات التعليمية و الثقافية و ترتيب الزيارات المتبادلة معها.
6- استقبال ضيوف الجامعة و إعداد برامج زيارتهم و مرافقتهم خلال إقامتهم و تقديم التسهيلات عند سفرهم.
7- استقبال مراجعي الجامعة و تسهيل مهمة اتصالهم بمراكز العمل المختصة بموضوعات مراجعتهم.
8- تنظيم اللقاءات الرسمية لمسئولي الجامعة مع الجهات الأخرى.
9- تلقي شكاوي و استفسارات و إفادتهم بنتائج البحث.
10- تنسيق اتصال الجامعة بمختلف مؤسسات قطاع الخاص و العام لتسهيل عمليات تدريب و زيارات الطلبة و الباحثين و حصولهم على البيانات من هذه الجهات.
11- تنظيم الندوات و المؤتمرات و المحاضرات المتصلة بأنشطة الجامعة.
12- ترتيب زيارات ضيوف البلاد لمختلف كليات الجامعة و مراكز العمل المختلفة.
13- ترتيب جولات الطلبة و الطالبات الثانوية العامة في الجامعة.
14- إعداد برامج المسابقات و الاحتفالات المتعلقة بمشاركة الجامعة في المناسبات الوطنية و التراثية بالتعاون مع الجهات المعنية بالجامعة.
15- التعاون مع قسم الخريجين و المستجدين (عمادة شئون الطلبة)
16- إقناع مؤسسات القطاع الخاص بتقديم الجوائز و الهدايا التذكارية لدعم مناسبات الجامعة.
17- التعاون مع قسم جمهور الجامعة لتسهيل التقاء أعضاء هيئة التدريس بمؤسسات القطاع الخاص عن طريق الحفلات و من خلال المؤتمرات بهدف إطلاع هذه المؤسسات على القدرات الاستشارية لكوادر الجامعة.
18- تنمية و رعاية العلاقات بين فئات العاملين بالجامعة و تسهيل حصولهم على الخدمات الاجتماعية و الثقافية و الرياضية ، و إقامة حفلات الاستقبال و التعارف لهم.
19- اتخاذ كافة الإجراءات الكفيلة بتسهيل مهمة سفر كبار العاملين بالجامعة.
20- استقبال الأساتذة المتعاقدين الزائرين و تيسير إجراءات إلحاقهم بدور الضيافة في الجامعة و الفنادق.
21- تقديم الدعم العاجل لمختلف فئات العاملين بالجامعة في الحالات الطارئة مثل الوفاة و الإصابة أثناء العمل و غيرها بالتعاون مع الجهات المعنية بالجامعة.
22- العمل على ترسيخ قيم العمل و تنمية الوعي المهني في أوساط الطلبة و العاملين في الجامعة عن طريق الندوات و البرامج الثقافية.

2- قسم الإعلان :-
و يتكون من شعبتين:
1- شعبة التنفيذ.
2- شعبة المتابعة.


مهام و اختصاصات قسم الإعلان:

1- متابعة ما ينشر عن الجامعة بالخارج – أو ما يهم الكليات الجامعية و مراكز العمل – و ترجمته من لغاته المختلفة و تقديمه للمسئولين أو المعنيين به و المشاركة في إعداد الردود إذا استدعى الأمر باللغات الأجنبية.
2- تجميع ما يشارك به منتسبي الجامعة باللغات الأجنبية في الندوات و المؤتمرات الخارجية و تسليمه لقسم الأرشيف و المتابعة لحفظه ليمكن الرجوع مستقبلا.
4- القيام بترجمة المعلومات و الكتب الواردة للإدارة باللغات الأجنبية و إعداد الردود المناسبة و جميع الأعمال باللغات الأجنبية.
5- ترجمة ما يرد الإدارة من كتب أو معلومات أو غير ذلك باللغة الأجنبية.
6- إعداد الردود الإدارة باللغة الأجنبية على ما يردها من كتب ، و كذلك مراسلتها للخارج.
7- أي أعمال أو مهام أخرى يتم بتكليف بها.
8- حفظ و توزيع الكتيبات و النشرات الإعلامية على الجهات المحلية و الخارجية.
9- متابعة عملية الاشتراك في الصحف و المجلات و توزيعها على مراكز العمل المختلفة بالجامعة.
10- المراجعة اليومية لما يكتب عن الجامعة – أو يهمها – في الصحف و المجلات المحلية و غيرها من المطبوعات.
11- إعداد قصاصات الصحف لعرضها على المسئولين.
12- ترتيب هذه القصاصات و حفظها و تصويرها على أفلام ميكروفيلم لاسترجاعها عند اللزوم.
13- يقوم القسم بالعمل نفسه بالنسبة للنشرات الطلابية و غيرها التي توزع بالجامعة.
14- حفظ الكتب و المطبوعات التي ترد الإدارة .
15- حفظ مكاتبات الإدارة مع باقي الجهات.
16- متابعة الاشتراك في الصحف و المجلات ووسائل الإعلام الداخلي و الخارجي.
17- تلقي الإعلانات المطلوب نشرها من الجهات الطالبة بالجامعة و توزيعها على الصحف ووسائل الإعلام المطلوبة,
18- متابعة إعلانات الجامعة في وسائل الإعلام و إعداد فواتيرها للصرف و إرسالها للشئون المالية.


3-قسم المعارض و المؤتمرات:
و يتكون من شعبتين:
1- شعبة المعارض.
2- شعبة المؤتمرات.


مهام و اختصاصات قسم المعارض.

1- تنظيم المؤتمرات الصحيفة التي يعقدها المسئولين في الجامعة.
2- تنمية و توثيق العلاقات مع عناصر العمل الإعلامي المحلي و الدولي.
3- إعداد الأخبار الجامعية و تحرير النشرة الصادرة عن الإدارة.
4- إعداد الكتيبات و المطبوعات و الموضوعات الصحفية خاصة التي تتناول الجامعة و سياستها و أنشطتها متى طلب منها ذلك.
5- مد وسائل الإعلام المحلية و الخارجية بالمعلومات و الأخبار المتعلقة بالجامعة.
6- الإطلاع على ما يكتب في الخارج عن الجامعة و تقديم الرأي فيها للمسئولين و مراسلة أصحاب هذه الموضوعات و مدهم بكل ما يطلبون من معلومات و مواد إعلامية.
7- التعاون مع الجهات المختصة في الجامعة الإعداد و تقديم برامج إذاعية و تلفزيونية و أفلام وثائقية عن الجامعة و متابعتها.
8- متابعة ما يتم بثه و إذاعته – بالراديو أو التلفزيون – عن الجامعة، و تقديم ملخص بها للمسئولين مشفوعا بالرأي فيها.
9- متابعة و تحليل و عرض ردود الفعل و المواقف لمختلف قطاعات المجتمع اتجاه أنشطة الجامعة ووضع التوصيات المتعلقة بكيفية التعامل معها.
10- الإشراف على عمليات التغطية الإعلامية لأنشطة الجامعة.
11- تصوير المناسبات الجامعية و حفظ المادة الوثائقية.
12- توزيع الهدايا التذكارية.
13- تزويد الجهات المختلفة بما تطلبه من معلومات و مطبوعات و نشرات إعلامية عن الجامعة.
14- تزويد الجامعات و المراكز الأكاديمية في الخارج و مراكزنا الثقافية و الإعلامية في الدول العربية و الأجنبية بمطبوعات و كتيبات و معلومات عن الجامعة.


ثانيا: مراقبة الشئون الإعلامية:
1- قسم التصوير
و يتكون من شعبتين:
1- شعبة التصوير الإعلامي
2- شعبة أرشيف الصور


مهام و اختصاصات شعبة التصوير الإعلامي

1- القيام بتصوير جميع المناسبات الجامعية و جميع الأنشطة المختلفة في الكليات و الإدارات و مراكز العمل من ندوات و مؤتمرات و أنشطة طلابية مختلفة (فيديو و فوتوغرافي).
2- تغطية و تصوير الأنشطة الإدارية بالجامعة و العمل على نشرها بالصحف و المجلات.
3- القيام بتزويد قسم الصحافة التابع للإدارة بالصور الخاصة للمناسبات المقامة تمهيدا لإرسالها للصحف المحلية و جريدة آفاق.
4- تصوير الدورات و الندوات و المؤتمرات و الحفلات التي تقيمها الكليات الجامعية.
5- تحميض أفلام النجاتيف على جهاز التحميض الموجود بعمل التصوير التابع للإدارة.
6- تزويد مراكز العمل و الإدارات بالصور و أشرطة الفيديو للمناسبات التي تقيمها الجهات المعنية.


مهام و اختصاصات شعبة أرشيف الصور

1- العمل على حفظ الصور و النجاتيف بعد تدون البيانات الخاصة في السجلات التابعة للقسم لكل مناسبة مقامة في الكليات و الإدارات و توثيقها و تسجيلها بعد تحميضها.
2- وضع أرشيف للصور عن مختلف أجهز ة الجامعة و مسئولياتها و فعاليتها لاستخدامها.
4- العمل على تحميض الأفلام ووضع الصور بالتنسيق مع مختبرات الجامعة.
5- تزويد مراكز العمل و الكليات بالصور في حال احتياجها لإعداد تقاريرها و إصدار كتيباتها الخاصة.


2-قسـم الصحافة :
و يتكون القسم من شعبتين:
1- شعبة المتابعة الصحفية
2- شعبة الأرشيف الصحفي


مهام و اختصاصات شعبة المتابعة الصحفية

1- المساهمة في جميع المناسبات المتاحة لإبراز الدور الجامعي داخل الجامعة عن طريق الصحف ووسائل الكلمات المكتوبة.
2- عمل مجلة دورية و تكون فصلية ذات أهداف تعني بإبراز دور أعضاء هيئة التدريس.
3- العمل على متابعة ما بنشر في الصحافة المحلية اليومية و عمل نشرة قصاصات و توزيعها على المسئولين بالجامعة.
4- إعداد الأخبار الرسمية و إرسالها للصحف المحلية بشكل يومي و جريدة آفاق الجامعية و متابعتها مع المسئولين في الصحافة.
5- الرد على ما ينشر من انتقادات ضد الجامعة من خلال التنسيق مع المسئولين بالجامعة.
6- إجراء اللقاءات الصحفية مع المسئولين بالجامعة و تسليط الضوء على أهم إنجازات الجامعة المختلفة من أبحاث أكاديمية و مشاريع طلابية.
7- تنظيم و إعداد الرسائل الإعلامية لجميع مراكز العمل و الإدارات و الكليات تسهيلا لمهام مسئولي المكاتب الإعلامية المنتشرة في الكليات تمهيدا لإرسالها للصحف المحلية.
8- عمل تغطية لكل المناسبات الجامعية و كتابة التقارير الصحيفة عن أنشطة الجامعة و تسليمها للصحف سعيا لإبراز الدور الجامعي.
9- عمل تقارير خاصة بالمناسبات السنوية و النشاطات الخاصة و الأعمال الدورية و تسليمها للصحف.
10- تزويد الصحف المحلية و بشكل يومي بالأخبار و الأنشطة التي تقيمها و تنظمها مراكز العمل و الكليات و الإدارات من ندوات و مؤتمرات و معارض و غيرها من الأنشطة بهدف إرسالها للصحف المحلية.


مهام و اختصاصات شعبة الأرشيف الصحفي
1- حفظ الموضوعات الصحفية التي تنشرها الإدارة و التي تنشرها الجامعة عن أنشطتها المختلفة .
2- وضع سجلات تحفظ خاصة للقصاصات للصحف المحلية و الخارجية و التي تنشر موضوعات عن أنشطة الجامعة.
3- تنظيم ووضع أرشيف مرتب بحيث يمكن الرجوع عليه عند الحاجة و في الوقت المناسب.
4- تزويد مراكز العمل و الإدارات و الكليات بنسخ من القصاصات الصحفية بهدف إطلاع تلك الجهات على أهم الأخبار الصحفية المنشورة بالصحافة المحلية.
5- إعداد و تنظيم كتيب سنوي عن أهم الأخبار الرسمية المنشورة في الصحافة و التي قام بها القسم خلال موسم دراسي كامل.
6- أرشفة جميع القصاصات الصحفية اليومية و تنظيمها و ترتيبها بهدف الاستعانة بها بأي وقت.
7- أرشفة جميع الصحف اليومية بهدف الرجوع و الاستعانة بها بأي وقت.


3- قسم البرامج الإعلامية:
و يتكون من شعبتين :
1- شعبة البرامج الإذاعية.
2- شعبة البرامج التلفزيونية.


مهام و اختصاصات قسم البرامج الإعلامية :
1- تنفيذ مشروعات البرامج و الحملات الإعلامية التي تستهدف الجماهير الداخلية و الخارجية للجامعة طبقا للضوابط التي تحددها الخطة العامة للإدارة.
2- تنظيم المؤتمرات الصحفية التي يعقدها المسئولون في الجامعة.
3- تقديم المشورة الإعلامية المتخصصة لمسئولي الجامعة.
4- تنمية علاقات ودية مع عناصر العمل الإعلامي المحلي و الدولي.


4- قسم الاصدارات:
و يتكون من شعبتين:
1- شعبة الإعداد و الترجمة.
2- شعبة النشر و التوزيع.


مهام و اختصاصات قسم الإصدارات :
1- إعداد مشروعات برامج أنشطة إدارة العلاقات العامة على ضوء التغيرات التي تطرأ على العوامل المؤثرة ببرامج عمل الجامعة.
2- تجميع و حفظ المعلومات و البيانات الخاصة بالجهات التي تتأثر أو تستفيد من خدمات الجامعة و الجهات التي تؤثر في أو تقدم خدمات للجامعة.
3- تجميع و تنظيم المعلومات الخاصة بمختلف الأنشطة الجامعية.
4- متابعة و قياس مستوى رضا المتعاملين مع الجامعة.
5- متابعة و قياس اتجاهات الرأي العام فيما يتعلق بسمعة الجامعة و دورها في المجتمع.
6- ابتكار و استنباط مناسبات تزيد اهتمام الجمهور بالجامعة
7- إعداد و حفظ و توزيع الكتيبات و النشرات الإعلامية على الجهات المحلية و الخارجية.
8- متابعة عملية الاشتراك في الصحف و المجلات و توزيعها على مراكز العمل المختلفة بالجامعة.
9- إعداد النشرة الداخلية.
10- متابعة و ترجمة النشرات الأجنبية ذات الصلة بأنشطة الجامعة.
11- طباعة و توزيع الملصقات الإعلامية.


قسم النشر الإلكتروني:
1- يتمحور عمل قسم النشر الإلكتروني في إدارة محتويات التالية في صفحة جامعه الكويت الإلكترونية.
2- متابعه أهم أخبار جامعه الكويت حيث تشمل تصريحات القياديين والمؤتمرات والمعارض والفعاليات المستحدثة بشكل مستمر.
3- نشر نتائج أبحاث توصل إليها أعضاء هيئة التدريس في جامعه الكويت وإبراز أهمها.
4- متابعه ونشر كلمه الشهرية لمدير جامعه الكويت وأمين عام الجامعة وقيادي الجامعة.
5- نشر الإعلانات الخاصة بالكليات والإدارات الجامعية.
6- نشر إعلانات الوظائف الشاغرة في جامعه الكويت أكاديمية أو إدارية.
7- عمل استفتاءات تهم الطالب الجامعي أو أعضاء هيئة التدريس أو الموظف في إدارة الجامعة وإظهار النتائج من خلال برنامج مخصص .
8- تخصيص مساحه للأجندة (الرزنامة) الشهرية ،حيث توضح فيها الأحداث والأحداث والفعاليات في الجامعة وفترات التسجيل والسحب والإضافة والإجازات الرسمية والمؤتمرات والمعارض.
9- نشر الإعلانات الخاصة بالمناقصات الرسمية وشروطها وتواريخ إغلاقها.
10- الإعلان عن دورات مركز خدمة المجتمع .
11- نشر الإعلان الخاص بدورات التطوير الإداري والتدريب والتي تطرحها للموظفين وأوقات التسجيل في هذه الدورات.
12- إعطاء الشرطات الخاصة والتي لها ارتباط مباشر بالجامعة أن تلعن عن منتجاتها .
13- استخدام تقنية شريط الإخبار والتي يمكن استخدامها لعرض أهم الأخبار في الجامعة.
14- نشر وإضافة دليل الطالب الجامعي.
15- استحداث قسم خاص لنقابة العاملين في الجامعة وما تقدمة للموظفين مع إبراز إيجابيات تعاون الإدارة الجامعية مع نقابة العاملين.
16- ضرورة الاهتمام والتركيز على أن موقع الجامعة الإلكتروني هو مزيج يهم الزائر والموظف والأكاديمي والطالب معا.
17- تخصيص ونشر قسم لقائمة الشرف للطلبة المتفوقين في الجامعة وكذلك المتوقع تخرجهم ومن تم قبولهم في الجامعة أو تم قبولهم في الجامعة.
18- تخصيص جزء خاص لمكتبة الجامعة وما يتوفر لديها من كتب أو ما يصلها من كتب جديدة.
19- نبذة عن تاريخ تأسيس الجامعة وكليتها وأقسامها وإدارتها والهيكل التنظيمي للجامعة.
20- توفير مذكرة خاصة بأرقام الهواتف سواء الكليات أو للإدارة الجامعية ومركزها.
21- نشر العناوين الإلكترونية الخاصة بكل كلية على حدة والإدارة الجامعية العليا وذلك للتواصل مع طلابها وأكاديميها وموظفيها.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       
 
           

Copyright @ Kuwait University All Rights Reserved. design by M . Alkandari