Javascript DHTML Drop Down Menu Powered by dhtml-menu-builder.com
 

 

 
 

إدارة الشئون الإدارية

   

العودة للصفحة الرئيسية

 
     
 

قرارات الشئون الإدارية

 
     

تعريف الإدارة :

-      إدارة الشئون الإدارية هي إحدى الإدارات التنفيذية التابعة لمكتب الأمين العام المساعد للشئون الإدارية.

-      تختص الإدارة بالإشراف والمتابعة على كافة شئون الموظفين في جامعة الكويت وذلك بالنسبة للعمالة المساعدة فقط.



- الههدف العام للإدارة :

" توفير وتيسير الظروف الإدارية والمادية التي تسهل قيام العاملين في الجامعة بأعباء مهامهم على أكمل وجه "

الأهداف الفرعية للإدارة :

1.  جذب عمالة متميزة .

2.  المحافظة على القوى العاملة .

3.  تحفيز القوى العاملة .

4.  تنظيم وتسهيل كافة الإجراءات الإدارية للقوى العاملة .

الاختصاصات الرئيسية لإدارة الشئون الإدارية :

1. الإشراف على تطبيق قوانين ولوائح التوظف بكافة موظفي الجامعة من غير العاملين في المجال الأكاديمي ومتابعة ما يطرأ على تلك القوانين من تعديلات.

2. تطبيق اللوائح والقرارات التي يصدرها مجلس الجامعة واللجان المنبثقة بالنسبة لجميع موظفي الجامعة.

3. اقتراح بعض النظم التي من شأنها تسهيل إجراءات العمل وعرضها على الجهة المختصة بالجامعة لإقرار ما تراه مناسبا منها .

4. إدخال البيانات الخاصة بكافة الموظفين على الحاسب الآلي لسهولة استرجاعها واستخدامها عند الحاجة.

5. المتابعة المستمرة لكافة البيانات المتعلقة بالموظفين وتحديثها باستمرار .

6. حفظ  ومتابعة القوانين واللوائح والقرارات التي تتعلق بشئون التوظيف.

7. إمساك سجلات الميزانية الخاصة بالتوظيف وحصر الوظائف موزعة على مراكز العمل بالجامعة وفقا لما يتم اعتماده بالميزانية كل عام .

8. إصدار بيان دوري بالدرجات والوظائف المعتمدة والمشغولة والشاغرة في الجامعة ومتابعة كل ما يطرأ عليها من تغييرات .

9. عرض إصدار قرارات الترقية ومنح العلاوة التشجيعية لكافة موظفي الجامعة

10. إعداد الكشوف والإحصائيات الخاصة بتوزيع الدرجات والوظائف عند إعداد مشروع الميزانية في كل عام .

11. عمل الإجراءات الخاصة بتعيين الموظفين في الجامعة ومتابعة الإجراءات المتعلقة بندب أو نقل الموظفين سواء من الجامعة أو إليها .

12. اتخاذ الإجراءات الازمة لاستبدال وضم الخدمة للموظفين الكويتيين و إصدار القرارات الخاصة بصرف أو وقف صرف العلاوة الاجتماعية والقرارات الخاصة بإنهاء الخدمة .

13. تنظيم وحفظ الملفات الخاصة بموظفي الجامعة وتوفير كافة المعلومات البيانات التفصيلية عنهم .

14. تنظيم كافة الإجراءات المتعلقة بمنح الإقامة وتجديدها للعاملين غير الكويتيين ومنح تذاكر السفر لمن يستحقها والقيام بتسجيل كافة البيانات المتعلقة بهم .

وحدات إدارة الشئون الإداريـــة:

أولا : وحدات تابعة لمدير الإدارة مباشرة:

1. قسم البحوث الإدارية والتدقيق : ويتكون من شعبتين رئيسيتين هما :

أ‌. شعبة البحوث الإدارية

ب‌. شعبة حصر الوظائف والتدقيق

2. قسم المتابعة والاستقبال : ويتكون من شعبتين رئيسيتين هما :-

أ. شعبة المتابعة .

     ب. شعبة الاستقبال. 

ثانيا : وحدات تابعة لمراقبة شئون الموظفين:

1- قسم التعيينات :ويتكون من ثلاث شعب رئيسية هي :-

       أ. شعبة تعيينات الوظائف الدائمة.

ب. شعبة تعيينات العقود.

أ‌. شعبة شئون اللجان.

2- قسم الإجازات ويتكون من شعبتين رئيستين هما :-

أ. شعبة إجازات الوظائف الدائمة

ب‌. شعبة إجازات العقود

ثالثا : وحدات تابعة لمراقبة شئون الخدمات   المسانــدة والسجل العـــام:

1. قسم الخدمات المساندة: ويتكون من ثلاث شعب رئيسية هي :-

أ.  شعبة المعلومات

ب. شعبة الجوازات

ج‌.    شعبة الملفات

2. قسم السجل العام : ويتكون من ثلاث شعب رئيسية هي :-

أ. شعبة الوارد

ب.شعبة الصادر الداخلي

ج.شعبة الصادر الخارجي

اختصاصات وحدات إدارة الشئون الإدارية

مدير الإدارة مباشرة :

أولا : قسم البحوث الإدارية والتدقيق

ويهدف هذا القسم إلى توفير المعلومات القانونية والإدارية الدقيقة عن كل ما يتعلق بشئون التوظيف والميزانية وحصر الوظائف وذلك لتقديمها إلى المسئولين في الإدارة بالوقت المناسب، ويمارس هذا القسم اختصاصاته عن طريق شعبتين رئيسيتين وذلك كما يلي :

أ‌.  مهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة البحوث الإدارية:

1- إجراء البحوث الإدارية في الموضوعات اللاتي تتعلق بشئون التوظف وغيرها من الأعمال التي تختص بها إدارة الشئون الإدارية.

2- تقديم الرأي في الأمور الإدارية والقانونية في أي أمر يتعلق بالأعمال التي تختص بها إدارة الشئون الإدارية.

3- تفسير وتوضيح قوانين ولوائح التوظف المعمول بها في الجامعة وكافة القرارات المنفذة لها.

      4- حفظ وترتيب كل ما يتعلق بشئون التوظيف من القوانين و اللوائح والقرارات الإدارية والمراجع القانونية أو الإدارية.

      ب. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة حصر الوظائف والتدقيق:

1- مسك سجلات الميزانية وحصر الوظائف موزعة على مراكز العمل    بالجامعة .

2- إصدار بيان دوري بالدرجات والوظائف المعتمدة والمشغولة والشاغرة موزعة على مراكز العمل .

3-إعداد الكشوف الإحصائية التي تطلبها الشئون المالية بتوزيع الدرجات والوظائف عند إعداد مشروع الميزانية في كل عام .

4-عرض وإصدار قرارات بالأقدمية والاختيار ومنح العلاوات التشجيعية .

5- تدقيق ومراجعة القرارات الصادرة من الإدارة .

      ثانيا : قسم المتابعة والاستقبال

يهدف هذا القسم إلى تيسير وتسهيل متابعة كافة معاملات الإدارة سواء الداخلية منها أو الخارجية ضمانا لعدم ضياع أية معاملة أو نسيانها وسرعة إنجاز العمل بالإدارة كما أنه سوف يكون حلقة الوصل بين الجامعة وموظفي الإدارة لمتابعة إنهاء وتيسير كافة معاملاتهم واستفساراتهم الشفوية أو التليفونية وغيرها ، ويمارس هذا القسم اختصاصه عن طريق شعبتين رئيسيتين كما يلي :

        أ. شعبة المتابعة: وتقوم بالاختصاصات التالية:

1- متابعة حركة تداول المعاملات التي تتطلب القيام باجراءات محددة لتنفيذها سواء تلك التي ترد إلى الإدارة أو التي تصدر منها إلى مراكز العمل الأخرى سواء داخل الجامعة أو خارجها .

2-الإشراف على انتظام موظفي الإدارة والتزامهم بالدوام الرسمي .

3-متابعة الإجراءات والقرارات المعتمدة والمتعلقة بموظفي الإدارة .

4-إعداد التقارير الدورية عن سير العمل بالإدارة .

5-المشاركة والمساهمة في إعداد خطة تدريب الموظفين ومتابعتها .

ب. شعبة الاستقبال : وتقوم بالاختصاصات التالية:

1-استقبال المراجعين للإدارة والرد على كافة استفساراتهم وتوجيههم .

2- متابعة إنهاء معاملات المراجعين للإدارة وذلك بعد إجراء الاتصالات اللازمة بالأقسام والشعب المختصة بالإدارة

3- استلام وتسليم البريد بهدف توجيهه وتحويله إلى الجهة الموجه لها سواء داخل الإدارة أو خارجها .

4- الرد على الاستفسارات المباشرة أو التليفونية .

5- تنظيم عملية مراجعة موظفي الجامعة للإدارة بصفة عامة .

      مراقبة شئون الموظفي

      أولا : قســــم التعيينــــات

يهدف هذا القسم إلى تنظيم إجراءات التعيين والندب والنقل واستبدال وضم الخدمة وإصدار القرارات الخاصة بصرف العلاوة الاجتماعية وقرارت إنهاء الخدمة ويمارس هذا القسم اختصاصاته عن طريق ثلاث شعب رئيسية هما :

أ. شعبة تعيينات الوظائف الدائمة:

وتختص بالقيام بالأعمال الخاصة بالموظفين الكويتيين المعينين بمجموعة الوظائف العامة أو الفنية المساعدة أو المعاونة .

1-  قرار التعيين : الفحص الطبي (للإناث ) – الفحص الطبي + كتاب الأدلة الجنائية ( للذكور ).

2-  قرار تحديد بيان حالة مالية وظيفية.

3-  قرار النقل :

أ‌. نقل من داخل الجامعة إلى خارج الجامعة.

ب‌. نقل من خارج الجامعة إلى داخل الجامعة.

ت‌. نقل داخلي ( داخل الجامعة فقط ) .

4- قرار الندب :

أ‌. ندب من داخل الجامعة إلى خارج الجامعة.

ب‌. ندب من خارج الجامعة إلى داخل الجامعة.

ت‌. ندب داخلي ( داخل الجامعة فقط ).

5- قرار تغيير المسمى الوظيفي .

6- قرار تغيير اسم الموظف .

7- قرار صرف العلاوة الاجتماعية + قرار وقف صرف العلاوة الاجتماعية  ( زواج + طلاق + إضافة مولود + التحاق الابن بالعمل ) .

8- قرار صرف العلاوة الاجتماعية ( زواج الإبنة + ماجستير + دكتوراه).

9- وظائف إشرافية .

10- قرار إعارة :

أ‌. إعارة من داخل الجامعة إلى خارج الجامعة .

ب‌. إعارة من خارج الجامعة إلى داخل الجامعة .

11- قرار تسوية حالة لحصوله على الجنسية الكويتية + سحب الجنسية الكويتية .

12- إنهاء خدمة بسبب الوفاة ، قرار تقاعد ، قرار استقالة .

13- كتاب استبدال.

14- كتاب ضم خدمة .

هذا بالإضافة إلى الكتب والمراسلات التي تتم بين إدارة الشئون الإدارية والإدارات الأخرى والكليات في الجامعة من جهة وبين الجامعة والوزارات والجهات الحكومية الأخرى.

ب. شعبة تعيينات العقود :

وتختص بالقيام بالأعمال الخاصة بالموظفين الكويتيين المعينين بموجب العقد الثاني وعقد الراتب المقطوع أو المشاريع .

ويمارس كل منهما الاختصاصات والمهام الآتية وذلك كل فيما يخصه :

1-  عمل إجراءات التعيين لمن يتم ترشيحه للعمل بالجتمعة وإصدار قرارات التعيين وإدخال البيانات بالكمبيوتر وإصدار القرارات الخاصة بأي تعديل على حالة الموظف .

2-  اتخاذ الإجراءات اللازمة لمنح تذاكر السفر لغير الكويتيين الذي تنص عقودهم على هذه الميزة .

3-   اتخاذ الإجراءات اللازمة للندب الجزئي سواء كان ذلك من الجامعة للخارج أو العكس .

4-   إتخاذ الإجراءات اللازمة لندب أو لنقل الموظفين سواء من الجامعة أو إليها .

5-   إتخاذ الإجراءات اللازمة للاستبدال وضم الخدمة للموظفين الكويتيين.

6-   إتخاذ القرارات الخاصة بصرف أو وقف العلاوة الاجتماعية .

7-   إصدار القرارات الخاصة بانتهاء الخدمة .

ج. شعبة شئون اللجان

تهدف الشعبة إلى :

إدارة وتنظيم وتنسيق أعمال اللجان التالية ( لجنة التعيينات – لجنة تعيينات الوظائف الأكاديمية المساندة – لجنة شئون الموظفين ) وأية لجان أخرى قد تكلف بها إدارة الشئون الإدارية مستقبلا وذلك من خلال التحضير  لاجتماعاتها وتجهيز البيانات والإحصائيات الازمة لبحث الموضوعات المطروحة وفقا لجداول أعمالها.

المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة شئون اللجان :

1-   تطبيق قواعد الخدمة المدنية في شأن طلبات الترشيــــح للوظائـــــــف الجديدة .

2-   تحضير وكتابة محاضر الاجتماعات.

3-   تحضير وكتابة جداول أعمال محاضر الاجتماعات.

4-   دراسة طلبات العمل وفقا لقواعد الخدمة المدنية واستبعــاد الطلبات الغير مستوفية الشروط.

5-   تحضير وعمل الإحصائيات المطلوبــة مـــن قبـــل اللجـــان ورفعهــا لمدير  الإدارة .

6-   تحضير وعمل التقارير المطلوبة من قبل اللجان ورفعها لمدير الإدارة .

7-   تحضير وعمل جداول الترشيحات الجديدة وفقا لمراكز العمل .

8-   كتابة الردود الخاصة بما قررته اللجان إلى كافة مراكز العمل .

9-   صياغة ومراجعة شروط إعلانات مراكز العمل والكتابة إلى إدارة العلاقات العامة والإعلام لنشر الإعلانات ومتابعتها .

10- التنسيق مع قسم البحوث الإدارية في شأن الميزانية والدرجات المتاحة لمراكز العمل .

11. التنسيق مع شعبة المعلومات في شأن تزويد اللجنة بالسير الذاتية للمرشحين للوظائف المختلفة .

12. التنسيــــق مــــع الكليات والإدارات فــي شــــــأن طلبــــات المرشحيـــن واستكمال  النواقص.

13. التنسيق مع قسم الاستقبال والمتابعة في شأن تزويد مراكز العمل بطلبات العمل في التخصصات المراد التعيين فيها بتلك المراكز .

14. تزويد شعبتي ( شعبة تعيينات العقود – شعبة تعيينات الوظائف الدائمة ) بقسم التعيينات بالطلبات المعتمدة من اللجنة كويتيين وغير كويتيين مع تزويدهم بتوجيهات اللجنة.

15. التنسيق مع لجنة تعيينات الوظائف الأكاديمية المساندة في الطلبات التي  تخصهم في الوظائف التالية : ( معلم خرائط – طبيب مختبر – مساعد  باحث – مهندس مختبر – موجه تدريبات مجاني ).

 

ثانياً : قســـم الإجـــازات

يهدف هذا القسم إلى تنظيم إجازات الموظفين ومتابعتها .

الاختصاصات والمهام التفصيلية لقسم الإجازات :

·  إصدار الإجازات الخاصة للكويتيين بأنواعها المختلفة :

1-الإجازات الدورية.

2- الإجازات الصيفية .

3- الإجازات الخاصة بنصف مرتب لرعاية الأمومة.

4- الإجازات الخاصة بدون مرتب لرعاية الأسرة .

5- الإجازات الخاصة بدون مرتب قصيرة المدة 15 يوم .

6- الإجازات الخاصة بدون مرتب لمزاولة أعمال خاصة .

7- الإجازات الخاصة لمرافقة الزوج /  الزوجة.

8- إجازة الوفاة .

9- إجازة العدة.

10- الإجازة الخاصة لرعاية الطفولة داخل أو خارج الكويت .

11- الإجازات الخاصة لمرافقة مريض خارج الكويت .

12- إجازة الوضع .

13- إجازة الحج .

14- الإجازات الطارئة.

15- إجازة تأدية امتحانات براتب مدتها 45  يوم .

16- الإجازات المرضية بأحكامها :-

      أولاً : الإجازات المرضية التي لا تزيد مدتها عن سبعة أيام تكون في الحدود التالية:

أ‌.  إجازة براتب كامل للخمسة عشر يوماً الأولى.

ب‌. إجازة بنصف راتب للخمسة عشر يوماً الثانية .

ت‌.  إجازة بربع  راتب للخمسة عشر يوماً الثالثة .

ث‌.  إجازة بدون راتب للخمسة عشر يوماً الرابعة . 

      ثانياً : الإجازة المرضية التي تزيد مدتها عن سبعة أيام متصلة في المرة الواحدة .

أ‌. إجازة براتب كامل للثلاثين يوماً الأولى .

ب‌.إجازة بنصف راتب للثلاثين يوماً الثانية .

ت‌.إجازة بربع راتب للثلاثين يوماً الثالثة .

ث‌.إجازة بدون راتب للثلاثين يوماً الرابعة .

      ج.يتم عمل بطاقة خاصة لكل موظف بالجامعة ويتضمن جميع الإجازات التي تمتع بها .

      ء· يتم إدخال الإجازات على مرحلتين :-

المرحلة الأولى : بالبطاقة الشخصية للموظف .

المرحلة الثانية : يتم إدخالها بالنظام الخاص بالجامعة ( نظام الاوراكال ) .

      أ· عند تقدم الموظف لوظيفة إشرافية يتم طلب ملف الموظف المرشح للوظيفة وحساب جميع الإجازات التي حصل عليها خلال فترة خدمته بالجامعة .

       ب· حساب الأيام الفعلية للموظف لتقييم الأداء .

       ج· عمل إخلاء طرف لموظفي الجامعة عن طريق حساب الإجازات الدورية حتى تاريخ إنهاء الخدمة .

       ء· في حالة استبدال الموظف لراتبه يتم حساب جميع الإجازات الخاصة بدون مرتب والانقطاعات التي حصل عليها الموظف خلال فترة الخدمة .

       ه· يتم تحديد جميع أنواع الإجازات التي تمتع بها الموظف عند صرف مكافأة الأعمال الممتازة . 

ويمارس هذا القسم اختصاصات عن طريق شعبتين رئيسيتين هما :-

          أ. شعبة إجازات الوظائف الدائمة :

           وتختص بالقيام بالأعمال الخاصة بتنظيم إجازات الموظفين بالجامعة المعينين بمجموعة الوظائف العامة أو الفنية المساعدة أو المعاونة.

     المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة إجازات الوظائف الدائمة :

·  إصدار الإجازات الخاصة للكويتيين بأنواعها المختلفة :

1- الإجازات الدورية.

2- الإجازات الصيفية .

3- الإجازات الخاصة بنصف مرتب لرعاية الأمومة.

4- الإجازات الخاصة بدون مرتب لرعاية الأسرة .

5- الإجازات الخاصة بدون مرتب قصيرة المدة 15 يوم .

6- الإجازات الخاصة بدون مرتب لمزاولة أعمال خاصة .

7- الإجازات الخاصة لمرافقة الزوج /  الزوجة.

8- إجازة الوفاة .

9- إجازة العدة.

10-الإجازة الخاصة لرعاية الطفولة داخل أو خارج الكويت .

11- الإجازات الخاصة لمرافقة مريض خارج الكويت .

12- إجازة الوضع .

13- إجازة الحج .

14- الإجازات الطارئة.

15- إجازة تأدية امتحانات براتب مدتها 45  يوم .

16- الإجازات المرضية بأحكامها :-

         أولاً : الإجازات المرضية التي لا تزيد مدتها عن سبعة أيام تكون في الحدود التالية:

أ‌. إجازة براتب كامل للخمسة عشر يوماً الأولى.

ب‌.  إجازة بنصف راتب للخمسة عشر يوماً الثانية .

ت‌.  إجازة بربع  راتب للخمسة عشر يوماً الثالثة .

ث‌.  إجازة بدون راتب للخمسة عشر يوماً الرابعة . 

         ثانياً : الإجازة المرضية التي تزيد مدتها عن سبعة أيام متصلة في المرة الواحدة .

17- إجازة براتب كامل للثلاثين يوماً الأولى .

18- إجازة بنصف راتب للثلاثين يوماً الثانية .

19- إجازة بربع راتب للثلاثين يوماً الثالثة .

20- إجازة بدون راتب للثلاثين يوماً الرابعة .

·  يتم عمل بطاقة خاصة لكل موظف بالجامعة ويتضمن جميع الإجازات التي تمتع بها .

·   يتم إدخال الإجازات على مرحلتين :-

المرحلة الأولى : بالبطاقة الشخصية للموظف .

المرحلة الثانية : يتم إدخالها بالنظام الخاص بالجامعة ( نظام الاوراكال ) .

·  عند تقدم الموظف لوظيفة إشرافية يتم طلب ملف الموظف المرشح للوظيفة وحساب جميع الإجازات التي حصل عليها خلال فترة خدمته بالجامعة .

·   حساب الأيام الفعلية للموظف لتقييم الأداء .

·    عمل إخلاء طرف لموظفي الجامعة عن طريق حساب الإجازات الدورية حتى تاريخ إنهاء الخدمة .

·    في حالة استبدال الموظف لراتبه يتم حساب جميع الإجازات الخاصة بدون مرتب والانقطاعات التي حصل عليها الموظف خلال فترة الخدمة .

·    يتم تحديد جميع أنواع الإجازات التي تمتع بها الموظف عند صرف مكافأة الأعمال الممتازة .

      ب. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة إجازات العقود :

وتختص بالقيام بالأعمال الخاصة بتنظيم إجازات الموظفين غير الكويتيين المعينين بموجب العقد الثاني أو عقد الراتب المقطوع أو المشاريع.

ويمارس كل منهما الاختصاصات والمهام الآتية وذلك كل فيما يخصه :-

1-  الإجازات الدورية.

2- الإجازات الصيفية .

3- إجازة الوفاة .

4- إجازة العدة.

5- الإجازة الخاصة لرعاية الطفولة داخل أو خارج الكويت .

6- الإجازات الخاصة لمرافقة مريض خارج الكويت .

7- إجازة الوضع .

8- إجازة الحج .

9- الإجازات الطارئة.

10- إجازة تأدية امتحانات براتب مدتها 45  يوم .

11- الإجازات المرضية بأحكامها :-

        أولاً : الإجازات المرضية التي لا تزيد مدتها عن سبعة أيام تكون في الحدود التالية:

أ‌. إجازة براتب كامل للخمسة عشر يوماً الأولى.

ب‌. إجازة بنصف راتب للخمسة عشر يوماً الثانية .

ت‌. إجازة بربع  راتب للخمسة عشر يوماً الثالثة .

ث‌. إجازة بدون راتب للخمسة عشر يوماً الرابعة . 

        ثانياً : الإجازة المرضية التي تزيد مدتها عن سبعة أيام متصلة في المرة الواحدة .

أ‌. إجازة براتب كامل للثلاثين يوماً الأولى .

ب‌. إجازة بنصف راتب للثلاثين يوماً الثانية .

ت‌. إجازة بربع راتب للثلاثين يوماً الثالثة .

ث‌. إجازة بدون راتب للثلاثين يوماً الرابعة .

·  يتم عمل بطاقة خاصة لكل موظف بالجامعة ويتضمن جميع الإجازات التي تمتع بها .

·  يتم إدخال الإجازات على مرحلتين :-

المرحلة الأولى : بالبطاقة الشخصية للموظف .

المرحلة الثانية : يتم إدخالها بالنظام الخاص بالجامعة ( نظام الاوراكال ) .

·  عند تقدم الموظف لوظيفة إشرافية يتم طلب ملف الموظف المرشح للوظيفة وحساب جميع الإجازات التي حصل عليها خلال فترة خدمته بالجامعة .

·   حساب الأيام الفعلية للموظف لتقييم الأداء .

·   عمل إخلاء طرف لموظفي الجامعة عن طريق حساب الإجازات الدورية حتى تاريخ إنهاء الخدمة .

·   في حالة استبدال الموظف لراتبه يتم حساب جميع الإجازات الخاصة بدون مرتب والانقطاعات التي حصل عليها الموظف خلال فترة الخدمة .

·   يتم تحديد جميع أنواع الإجازات التي تمتع بها الموظف عند صرف مكافأة الأعمال الممتازة .

1-إعداد كشوف بأرصدة إجازات جمبع الموظفين سنويا وتوزيعها على مراكز العمل لإخطار الموظفين بها .

2-بحث ودراسة وإصدار التصاريح والقرارات الخاصة بجميع أنواع الإجازات ( دورية ، دراسية ، خاصة ،...)

3-إصدار قرارات التكليف بالعمل عند التصريح بإجازة لأي من رؤساء مراكز العمل .

4-إصدار قرارات الإيفاد في مهمات رسمية.

مراقبة شئون الخدمات المساندة والسجل العام :

أولاً:  قسم الخدمات المساندة :

يهدف هذا القسم إلى تقديم الخدمات المساندة لباقي الأقسام بالإدارة وذلك عن طريق توفير المعلومات والبيانات عن كافة موظفي الجامعة وكذلك بتسهيل كافة الإجراءات الخاصة بتسجيل بيانات جوازات السفر بالنسبة للموظفين غير الكويتيين وتجديد إقاماتهم وإلغاءها والحصول على تأشيرات الإذن لمن يتم التعاقد معه من الخارج ، هذا بالإضافة إلى تنظيم وحفظ ملفات الموظفين والمحافظة عليها من التلف والضياع ويمارس هذا القسم اختصاصاته عن طريق ثلاث شعب رئيسية وذلك كما يلي :-

أ. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة المعلومات :

1- إعداد وتنظيم جميع البيانات التفصيليلة عن العاملين بالجامعة المعنيين بمجموعة الوظائف العامة والفنية المساعدة والمعاونة والعقد الثاني والراتب المقطوع .

2-  متابعة استيفاء تقارير التجربة والتقارير السنوية.

3-  استخراج شهادات لمن يهمه الأمر بدون مرتب وبيانات الحالة المالية والوظيفية .

4-  إصدار قرارات تكليف موظفي الجامعة بالأعمال الإضافية ومشاريع الأبحاث وتصاريح العمل خارج الدوام الرسمي .

ب. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة الجوازات :

1- تسجيل بيانات جوازات سفر جميع العاملين في الجامعة من غير الكويتيين.

2- القيام بإجراءات منحهم الإقامة الحكومية وتجديدها وإلغائها .

      3- الحصول على تأشيرات الإذن بالدخول لمن يتم التعاقد معهم من الخارج.

ج. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة الملفات :

1-   تنظيم وحفظ الملفات الشخصية لجميع موظفي الجامعة .

2-   تنظيم تداول هذه الملفات والمحافظة عليها من الضياع والتلف.

3-   تطوير أساليب حفظ الملفات وتسهيل الرجوع إليها عند الحاجة.

ثانياً : قسم السجل العام

يهدف هذا القسم إلى تنظيم بريد ومراسلات الجامعة سواء الصادرة منها أو الواردة إليها وسواء كان ذلك داخل الجامعة أو خارجها ويمارس هذا القسم اختصاصاته عن طريق ثلاث شعب رئيسية وذلك كما يلي :-

أ. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة الوارد  :

1-   استلام جميع المكاتبات التي ترد إلى الجامعة .

2-   تسجيل هذه المكاتبات في سجلات الوارد .

3-   توزيع هذه المكاتبات إلى مراكز العمل كل فيما يخصه .

ب. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة الصادر الداخلي :

1- تسجيل كافة المكاتبات والقرارات والتعاميم الصادرة من الجامعة في سجلات الصادر الداخلي .

2-القيام بإجراءات توزيع وتسليم هذه المكاتبات لمراكز العمل داخل الجامعة.

3-القيام بتوزيع المكاتبات والرسائل الصادرة من الجامعة للوزارات والهيئات داخل الكويت .

ج. المهام والاختصاصات التفصيلية لشعبة الصادر الخارجي :

 1- تسجيل كافة المكاتبات والقرارات والتعاميم الصادرة من الجامعة إلى الكليات العلمية والسفارات والهيئات خارج الكويت في سجلات الصادر الخارجي.

 2- القيام بإجراءات إرسال هذه المكاتبات إلى الجهات المرسلة لها .

 

 

الهيكل التنظيمي  لإدارة الشئون الإدارية

 
     

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

       
 
           

Copyright @ Kuwait University All Rights Reserved. design by M . Alkandari